כיל; כל הזכויות שמורות 2018
מנגנוני בקרה ברמת ההנהלה: מעת לעת ועל בסיס תקופתי מבוצעת ביקורת על ביקורות הדיווח הכספי הפנימיות, וזאת על מנת להבטיח את יעילותן. הנהלת כיל והמבקר חותמים על ביקורות אלה, המבוצעות ברמות הגבוהות.
כיל מפעילה מערך ביקורת פנים גלובלי, האחראי לביצוע ביקורות פנים בחברות קבוצת כיל ברחבי העולם. מערך ביקורת הפנים פועל בהתאם לתקני ביקורת פנים מקובלים, ועובד על-פי תוכנית עבודה רב-שנתית, המתעדכנת מדי שנה על בסיס הערכת סיכונים גלובלית. תוכנית זו כוללת ביקורת בתחומי הציות, התפעול, טכנולוגיית המידע (IT), משאבי האנוש, הכספים, ופרויקטים אסטרטגיים נוספים בכיל. מערך ביקורת הפנים מדווח ליו"ר הדירקטוריון ולוועדת הביקורת והכספים. כל הדוחות הנערכים על-ידי מערך ביקורת הפנים מועברים לוועדה, אשר דנה בסוגיות יסודיות.
כיל מפעילה מוקד "קו חם" באמצעותו יכול כל אחד – עובדים, קבלנים, לקוחות וכו' - ליצור קשר ישיר מערכי ביקורת הפנים והציות הגלובליים לצורך דיווח על נושאים או אירועים אשר הם סבורים שאינם נאותים, בעייתיים או חורגים מהוראות החוק, הנהלים או הקוד האתי. כיל פרסמה את קיומה של אפשרות הפנייה לקו החם בפרסומים שונים המופצים לעובדיה וקבלניה (פרסומים בנושאי אתיקה ופרסומים אחרים). הגישה לקו החם של כיל מתאפשרת גם ישירות באמצעות אתר האינטרנט הפומבי של כיל. הקו החם זמין ב-18 שפות שונות.
ניתן להגיש תלונות באופן אנונימי, וזאת בכדי שעובדים, קבלנים ומחזיקי-עניין אחרים ירגישו חופשיים לזהות נושאים בעייתיים. "הקו החם" של כיל מופעל על-ידי ספק חיצוני, תחת חסות מערכי ביקורת הפנים והציות של החברה, ופועל בחברות קבוצת כיל ברחבי העולם.
כיל מפעילה נוהל גלובלי לקביעת הדרישות והתהליך לטיפול בתלונות, לרבות סדר הפעולות הספציפי. הנוהל כולל הנחיות בדבר אופן קבלת התלונה, בחינתה, חקירתה ודיווחה. בנוסף ישנו הסבר מפורט באשר לזיהוי הגורמים האחראים, הגורמים הנושאים באחריות, הגורמים עמם יש להתייעץ או שלהם יש לדווח.
בשנת 2018 טיפלה החברה ב-90 תלונות. התלונות טופלו על-ידי גורמים שונים בחברה, לרבות מערכי האבטחה, הציות וביקורת הפנים ויחידות ניהול עובדי הקבלן של החברה. הנתונים קובצו על-ידי מערך ביקורת הפנים של כיל.
אופי התלונות (מתוך 90 התלונות שנתקבלו):
כיל מפעילה תוכניות ציות על מנת להבטיח שעובדיה פועלים בהתאם להוראות החוק במקומות שבהם היא פועלת ובהתאם למדיניותה ונהליה הפנימיים של החברה.
תוכניות אלו עוסקות בנושאים כגון הגבלים עסקיים, ניירות ערך, הגנת הסביבה, בטיחות וגהות בעבודה, דיני עבודה, מניעת הטרדה במקום העבודה (לרבות הטרדה מינית), ציות לדיני סחר, שמירת פרטיות, תכנון ובנייה, מניעת שוחד ושחיתות, מניעת הלבנת הון וניהול סיכוני הונאה. בנוסף, העובדים נדרשים לפעול בהתאם לקוד האתי של כיל. שבוע האכיפה של כיל הדגיש חלק מנושאים אלו.
תוכניות הציות מוצגות בפני מנהלי ועובדי כיל באופן שוטף. במקרים מסוימים, גורמים חיצוניים ופנימיים מבצעים הערכות תקופתיות בכדי לוודא שהתוכניות מיושמות בשטח. לכל תוכנית ממונה נושא-משרה אחראי, ודירקטוריון החברה, כמו גם דירקטוריוני חברות-הבת הרלוונטיות, מקבלים דיווחים אודות יישומן של התוכניות בכל רחבי החברה.