אתיקה עסקית: התנהלות הוגנת

בנוסף, קיימים בכיל מספר מנגנוני בקרה שנועדו למזער סיכונים רגולטוריים ולמנוע מעשי שחיתות (לדוגמה, מניעת הלבנת הון, מימון גורמי טרור ומתן או קבלת שוחד):

• במסגרת תוכנית הציות בתחום הסחר, יישמה כיל מנגנון בקרה למניעת מימון טרור ולציות לדיני הסחר הבינלאומיים – תהליך ממוחשב גלובלי הסורק את כל הלקוחות והספקים הפוטנציאליים של החברה על מנת לבדוק את זהותם אל מול רשימות הסנקציות שעורכות הרשויות בישראל, ארה"ב, האיחוד האירופי, האו"ם וגורמים אחרים. המערכת מפיקה התראות וביכולתה אף לחסום עסקאות עם גורמים החשודים כי הם נמנים על אחת מהרשימות האמורות. כל לקוחותיה וספקיה של כיל בכל רחבי העולם נתונים לבקרתה של תוכנית זו.
• החברה מכשירה את עובדיה אודות "תמרורי אזהרה" המסייעים לעובדים לזהות סיכונים פוטנציאליים משמעותיים בעסקאות שהם מבצעים.

כיל מבצעת הערכת סיכונים תפעולית בקשר לשחיתות. באמצעות הערכת הסיכון הכולל לחברה בכללותה, זוהו הסיכונים המשמעותיים הבאים בתחום השחיתות:

• ממשק בין עובדי החברה במסגרת תפקידם בחברה לבין רשויות ממשלתיות באתרי החברה (רישוי, פיקוח, רישום מוצרים וכו').
• עובדים המתקשרים עם רשויות ממשלתיות בחוזים למכירת מוצרי החברה.
• סיכון הגלום בניסיונות של עובדים לבצע מכירות ללקוחות (שאינם פקידי ממשל) תוך שימוש בפרקטיקות מושחתות.
• סוכנים שנשכרו על-ידי כיל על מנת לפעול בשמה בשלושת אזורי הסיכון המנויים לעיל.

בשנת 2015 גובשו נהלים נוספים במטרה להבטיח את יישומם של מנגנוני בקרה נאותים בכל הנוגע להתקשרות כיל עם צדדים שלישיים ברמת סיכון גבוהה. נהלים אלו כוללים שאלונים, הסמכה מטעם גורם חיצוני המעידה על ציות לאמות המידה האתיות ולפרקטיקות העסקיות של כיל, אימות הבעלות של הצד השלישי, רישום עסק ורישיונות נדרשים ובדיקות רקע נוספות, כמו גם חקירות נוספות כאשר אלו נדרשות לאור רמת הסיכון. מערכות יחסים קיימות וחדשות עם צדדים שלישיים נבחנות לפי סדר עדיפויות המבוסס על רמת הסיכון.

הקוד האתי של החברה מדגיש גם הוא בבירור את החובה להימנע משחיתות, ואוסר על מתן שוחד וקבלתו. התרבות הארגונית מיושמת כל העת באמצעות דוגמה אישית, הסברה, אכיפה ופעילויות הדרכה.

כיל מפעילה מנגנונים פנימיים למתן ייעוץ בדבר התנהלות אתית ולפי חוק. סמנכ"ל כיל לציות – גלובלי, כמו גם קציני הציות האזוריים, זמינים כולם לתקשורת ישירה. בנוסף, יכולים עובדי החברה להעלות חששות או סוגיות בנושאי עבודה בפני המנהל הישיר או מנהל האתר, בפני נציגי מחלקת משאבי אנוש והיועץ המשפטי האזורי, וכן בפני קציני הציות. בנוסף, ביכולתם של עובדים ומנהלים בכיל לפנות ישירות למבקר הפנים הראשי של החברה באמצעות המייל, בטלפון או בפקס. כיל אף הפעילה מוקד טלפוני ("קו חם") עבור עובדיה, קבלניה, לקוחותיה ומחזיקי-עניין אחרים.

נוהל עסקאות עם בעלי עניין

בשנת 2013 אושר בכיל נוהל לביצוע עסקאות שבהן קיים עניין אישי לבעלי עניין בכיל. ההוראות וההנחיות לאיתורן, זיהוין ואישורן של עסקאות עם בעלי עניין, כגון בעלי שליטה או דירקטורים פעילים, כוללות תהליכים מפורטים לאיסוף המידע הרלוונטי בדבר הצדדים לעסקה ובדבר דרישות הגילוי והדיווח החלות על עסקאות כאמור.

הנוהל בא להוסיף ולא לגרוע מכל חובה חוקית אחרת הנוגעת לאישור עסקאות מסוג זה. לצורך יישומו של הנוהל פותחה בכיל מערכת ממוחשבת המסייעת באיתור וזיהוי עסקאות עם בעלי עניין המחייבות גילוי ודיווח כאמור לעיל.

נושאי-משרה ובעלי שליטה נדרשים למלא שאלון, מדי רבעון ומדי שנה, על מנת לאתר ולתעד את כל הישויות שבהן יש להם עניין אישי כלשהו. רשימת הצדדים בעלי העניין מוזנת אל המערכת הממוחשבת. המערכת מפיקה התראה בזמן אמת בטרם ביצוע עסקאות (מעל לסכום מסוים) עם צד קשור, ובכך מאפשרת לכיל ליישם את הנוהל המתאים לאישורה של עסקה כאמור.